Windows mappen maken met excel

Windows mappen aanmaken kan tijdrovend zijn, zeker als je veel bestanden hebt. Onlangs moest ik een mapstructuur voor een digitaal dossier maken met één hoofdmap en meerdere submappen, waarbij alleen de hoofdmap een afwijkende naam had. Handmatig aanmaken was onmogelijk met zo’n 20.000 records. Gelukkig kon ik de informatie vanuit Excel gebruiken en vond ik een macro die dit volledig automatiseerde.

Om alles handmatig te doen was onbegonnen werk met zo’n 20.000 records. De informatie kon ik in excel omzetten dus uiteindelijk startte ik de zoektocht naar een macro die daar mappen van zou kunnen maken. En die vond ik!

Data in Excel klaarmaken

Voordat je de macro kunt gebruiken, moet de data in Excel correct worden ingesteld. In een voorbeeldbestand zie je hoe de mappenstructuur eruit moet zien, inclusief eventuele sub-submappen.

Macro uitvoeren

Na het starten van de macro kies je waar je de mappen wilt opslaan. Daarna maakt de macro alle hoofd- en submappen automatisch aan. Met deze methode heb ik uiteindelijk een klanten­dossier en een digitale agenda opgebouwd, maar je kunt het bestand natuurlijk ook gebruiken voor muziek, foto’s of andere documenten.

Zoals je ziet heb ik hier zelfs nog een sub sub map gemaakt. Hierin kun je doorgaan zolang je wilt. Met deze methode heb ik uiteindelijk een klanten dossier gemaakt en een digitale agenda voor opslaan van gegevens belangrijk voor die datum. Je kunt het bestand uiteraard ook gebruiken voor bijvoorbeeld muziek catalogus, foto’s en documenten.

Zodra je de macro start, vraagt deze eerst waar je de mappen wilt opslaan.

De macro’s voor windows mappen

De gehele macro bestaat uit 3 delen.

Gedeelte 1: Windows mappen aanmaken

De macro MappenMakenMetExcel doorloopt alle rijen en kolommen in je Excel-sheet. De macro controleert elke cel op een waarde. Als de cel een waarde bevat, maakt de macro een map in de opgegeven hoofdmap en nest automatisch de submappen volgens de structuur in je Excel-bestand.

Sub MappenMakenMetExcel()

 baseFolder = BrowseForFolder
 If (baseFolder = False) Then
 Exit Sub
 End If
 Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
 For iRow = 1 To 6500
 pathToCreate = baseFolder
 leafFound = False
 For iColumn = 1 To 6500
 currValue = Worksheets(ActiveCell.Worksheet.Name).Cells(iRow, iColumn).Value
 If (currValue = "" And leafFound) Then
 Exit For
 ElseIf (currValue = "") Then
 parentFolder = FindParentFolder(iRow, iColumn)
 If (parentFolder = False) Then
 Exit For
 Else
 pathToCreate = pathToCreate & "\" & parentFolder
 If Not (fs.FolderExists(pathToCreate)) Then
 fs.CreateFolder (pathToCreate)
 End If
 End If
 Else
 leafFound = True
 pathToCreate = pathToCreate & "\" & currValue
 If Not (fs.FolderExists(pathToCreate)) Then
 fs.CreateFolder (pathToCreate)
 End If
 End If
 Next
 If (leafFound = False) Then
 Exit For
 End If
 Next
End Sub

Gedeelte 2: Parent folder vinden

De functie FindParentFolder zoekt de bovenliggende map voor een submap. Zo kan de macro submappen correct plaatsen in de hiërarchie, ook bij meerdere niveaus.

Function FindParentFolder(row, column)
 For iRow = row To 0 Step -1
 currValue = Worksheets(ActiveCell.Worksheet.Name).Cells(iRow, column).Value
 If (currValue <> "") Then
 FindParentFolder = CStr(currValue)
 Exit Function
 ElseIf (column <> 1) Then
 leftValue = Worksheets(ActiveCell.Worksheet.Name).Cells(iRow, column - 1).Value
 If (leftValue <> "") Then
 FindParentFolder = False
 Exit Function
 End If
 End If
 Next
End Function

Gedeelte 3: Folder browser

De functie BrowseForFolder opent een venster zodat de gebruiker kan kiezen waar de mappen worden opgeslagen. De functie controleert of de gekozen map geldig is en voorkomt fouten.

Function BrowseForFolder(Optional OpenAt As Variant) As Variant
 'Function purpose: To Browser for a user selected folder.
 'If the "OpenAt" path is provided, open the browser at that directory
 'NOTE: If invalid, it will open at the Desktop level

Dim ShellApp As Object

'Create a file browser window at the default folder
 Set ShellApp = CreateObject("Shell.Application"). _
 BrowseForFolder(0, "Please choose a folder", 0, OpenAt)
 'Set the folder to that selected. (On error in case cancelled)
 On Error Resume Next
 BrowseForFolder = ShellApp.self.Path
 On Error GoTo 0

'Destroy the Shell Application
 Set ShellApp = Nothing

'Check for invalid or non-entries and send to the Invalid error
 'handler if found
 'Valid selections can begin L: (where L is a letter) or
 '\\ (as in \\servername\sharename. All others are invalid
 Select Case Mid(BrowseForFolder, 2, 1)
 Case Is = ":"
 If Left(BrowseForFolder, 1) = ":" Then GoTo Invalid
 Case Is = "\"
 If Not Left(BrowseForFolder, 1) = "\" Then GoTo Invalid
 Case Else
 GoTo Invalid
 End Select

Exit Function

Invalid:
 'If it was determined that the selection was invalid, set to False
 BrowseForFolder = False

End Function

Met deze methode kun je eenvoudig en snel grote mappenstructuren in Windows opbouwen vanuit Excel. Of het nu gaat om klantendossiers, agenda’s, muziek, foto’s of documenten: met deze macro bespaar je enorm veel tijd en minimaliseer je fouten. Experimenteer met je eigen Excel-bestand en ontdek hoe efficiënt het aanmaken van mappen kan zijn!